È preferibile rivolgersi al destinatario utilizzando il titolo della persona accanto al cognome, seguito da una virgola o due punti. Se non conosci il nome della persona a cui stai scrivendo usa un saluto come “Gentile Signore / Signora” o “A chi di competenza”.
Se non conosciamo il nome del destinatario possiamo rivolgerci alla carica generica che leggerà l’e- mail (responsabile delle risorse umane, Presidente del corso di Laurea ecc.) Usare l’appellativo “spettabile” (spett. le – spett.) quando ci si rivolge a un ufficio, una ditta, una società, un ‘azienda, una direzione ecc.
Se invece scriviamo una lettera formale dobbiamo scrivere Gentile, oppure Egregio: Gentile dottor Bianchi, oppure Egregio dottor Bianchi, e poi continuiamo. Se invece scriviamo a un ufficio o a una ditta, dobbiamo usare la parola Spettabile : Spettabile Ufficio del Personale.
L’intestazione deve essere inserita su entrambi i lati della busta: sul retro della stessa, dal lato dell’apertura per intenderci, va inserito l’indirizzo del mittente e sulla parte opposta va inserito il francobollo, in alto a destra, e l’indirizzo del destinatario della busta al centro dello spazio disponibile.
Gli aggettivi di circostanza sono utili anche per scrivere una mail formale senza destinatari, ovvero nel caso in cui non si conosca il nome della persona alla quale ci si rivolge: in tal caso si utilizza l’appellativo Egregio signore o Egregio Signora, rivolgendosi a una persona fisica oppure il più generico Egregi …